La pregunta no es si llevas IVA: es dónde está tu cliente y qué es
En los servicios, la regla general entre empresarios sitúa la operación en el país del destinatario. Por eso una factura a una empresa francesa y otra a una empresa argentina acaban las dos sin IVA español, pero por caminos distintos y con obligaciones formales que no se parecen en nada.
Antes de mirar el mapa hay que contestar otra cosa: si tu cliente es empresario o consumidor final. Esa distinción cambia el resultado más que la frontera, y es la que más facturas mal emitidas genera.
Las dos situaciones, cara a cara
| Cliente de la Unión Europea | Cliente de fuera | |
|---|---|---|
| IVA en la factura | No se repercute si el cliente es empresario con NIF-IVA válido, con la mención a la inversión del sujeto pasivo | Normalmente no se repercute, por quedar la operación fuera del territorio de aplicación del impuesto |
| Registro previo | Alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios, casilla 582 del modelo 036 | No hay registro específico |
| Declaración informativa | Modelo 349, recapitulativo de operaciones intracomunitarias | Ninguna |
| Qué hay que comprobar | Que el NIF-IVA está en el VIES en la fecha de la factura | Que el cliente es empresario y está establecido fuera, y poder probarlo |
| Si el cliente es consumidor | Se repercute IVA; superado el umbral común de 10.000 € anuales para ventas a distancia y servicios digitales, se aplica el IVA del país del cliente, con la ventanilla única | Depende del servicio y del país; hay reglas de cierre que pueden traer la operación de vuelta a España |
El registro no es un papel más
Sin estar dado de alta en el ROI no tienes NIF-IVA intracomunitario, y sin NIF-IVA no puedes emitir la factura sin IVA a un cliente comunitario. La solicitud se hace con el 036 y la Administración puede comprobar antes de concederla, con lo que conviene pedirla con margen y no la semana en que hay que facturar.
Y la validación en el VIES se hace factura a factura y con fecha. Un NIF-IVA válido en enero puede haber sido revocado en septiembre. Si el número no estaba de alta el día de la factura, la Administración puede sostener que la operación debió llevar IVA español, y ese IVA lo debe quien factura, no quien recibe. Guardar el justificante de la consulta, con su fecha, es la prueba que evita la discusión.
Lo que nadie cuenta: el IVA de lo que te facturan a ti
La mayoría de los autónomos que acaban en el ROI no llegan por vender, sino por comprar. Publicidad contratada a una plataforma con sede en Irlanda, alojamiento en la nube, comisiones de pasarelas de pago, suscripciones a herramientas: todas ellas son adquisiciones de servicios a un proveedor comunitario y funcionan por inversión del sujeto pasivo.
Eso significa que el IVA lo declaras tú, autorrepercutiéndotelo en tu declaración trimestral y deduciéndolo a la vez. En muchos casos el efecto en caja es cero, pero la obligación formal existe: hay que estar en el ROI y hay que informar esas adquisiciones en el modelo 349. Quien lleva dos años pagando anuncios sin estar registrado tiene un problema de forma que no descubrirá hasta que llegue la carta.
Con proveedores de fuera de la Unión la mecánica de autoliquidación puede ser parecida según el servicio, pero no hay 349 ni registro, y la prueba pasa a ser la factura y el contrato.
Probar dónde está tu cliente
- Su identificación fiscal en el país de destino y, cuando exista, el certificado equivalente al nuestro de estar dado de alta en una actividad.
- El contrato, con el domicilio del cliente y la descripción del servicio.
- El rastro del cobro: la cuenta desde la que te pagan, que rara vez está donde no está la empresa.
- Y la coherencia de todo ello: un cliente «estadounidense» con domicilio de correspondencia en España y trabajo prestado aquí no es la operación que la factura dice que es.
Nadie te reclama nada el día que emites la factura. El problema aparece en una comprobación, cuando la Administración cruza tus ingresos declarados sin IVA con los modelos 349 que no presentaste o con unas validaciones del VIES que nadie guardó. Entonces el IVA no repercutido se reclama a quien debió repercutirlo, con recargos o sanción según cómo se haya llegado. Se previene con el registro hecho a tiempo y con el archivo ordenado; no se arregla después.
El caso intermedio: cliente de la UE o cliente de fuera de la UE
Las dos columnas suponen que sabes quién es tu cliente y dónde está. Hay cuatro situaciones habituales en las que ninguna de esas dos cosas está clara, y son las que generan las facturas mal emitidas.
- El cliente comunitario que es empresario pero no aparece en el VIES. Existe y es frecuente: empresas pequeñas que nunca pidieron el alta en el registro de operadores intracomunitarios de su país. La condición de empresario es un hecho y el registro es una formalidad, pero la formalidad es precisamente lo que te permite no repercutir con seguridad. Sin validación positiva, la posición prudente es repercutir IVA español y pedirle que se registre; discutirlo después, con la factura ya emitida, es una vía mucho peor.
- La plataforma que se interpone. Cuando cobras a través de un marketplace, de una agencia o de un intermediario, tu cliente a efectos de IVA puede ser la plataforma y no el usuario final. Eso cambia el país de la operación, cambia si hay 349 y cambia lo que debe decir la factura. Hay que leer las condiciones del servicio para saber quién factura a quién, porque rara vez coincide con la intuición.
- El grupo con filial europea. Facturar a una matriz estadounidense no es lo mismo que facturar a su filial irlandesa u holandesa, aunque el interlocutor sea la misma persona y el correo termine en el mismo dominio. Manda quién es el destinatario jurídico del servicio y dónde está establecido, y eso figura en el contrato o en la orden de compra.
- El Reino Unido y los demás terceros países cercanos. Desde la salida de la Unión, un cliente británico ya no es comunitario a estos efectos: no hay NIF-IVA que validar ni modelo 349 que presentar, pero sí obligación de probar su condición y su establecimiento. La costumbre adquirida antes de 2021 es una fuente constante de errores.
Qué mirar antes de emitir la factura
- El contrato o la orden de compra, con el nombre y el domicilio del destinatario, no el de la persona con la que hablas.
- Su identificación fiscal y, si es comunitario, la captura de la validación en el VIES con su fecha, guardada junto a la factura.
- Qué servicio prestas exactamente. Hay reglas especiales para servicios relacionados con inmuebles, transporte, acceso a eventos y algunos servicios prestados por vía electrónica que se apartan de la regla general.
- Si tu cliente es empresario o consumidor final, y cómo puedes probarlo si te lo preguntan.
- Tu volumen anual de ventas a consumidores de otros países de la Unión, para saber si estás cerca del umbral común de 10.000 € y de la ventanilla única.
- La lista de tus proveedores comunitarios: publicidad, alojamiento, herramientas y suscripciones. Es lo que decide si necesitas el registro aunque todos tus clientes sean españoles.
- La fecha de tu alta en el registro, y si estaba vigente el día de cada factura.
Nuestra lectura de cliente de la UE o cliente de fuera de la UE
Empezamos por tu cartera de clientes y proveedores, país por país, y clasificamos cada relación: empresario o consumidor, dentro o fuera, servicio o entrega. De ahí sale qué facturas llevan IVA, cuáles no y con qué mención, qué modelos hay que presentar y si necesitas el ROI, la ventanilla única o las dos cosas.
Después lo dejamos funcionando: validación del VIES guardada con su fecha, 349 en su plazo y las menciones correctas en tu plantilla de factura. Y te decimos qué operaciones tienen recorrido discutible —las hay— para que lo sepas antes y no después. Está en autónomos internacionales, y el formulario pregunta por los países de tus clientes, que es donde empieza todo.