Tienes una carpeta propia en Google Drive. Cuando te llega un documento, lo dejas ahí y te olvidas. Aquí está qué hay que ir dejando, en qué formato, y cómo hacerlo por correo si lo prefieres.

El trimestre de Elena, guardado para el último día

Elena tiene dos apartamentos en Marbella y durante años hizo lo que hace casi todo el mundo: guardar los papeles y mandarlos juntos al final. El 12 de julio se sentó a reunir el segundo trimestre. Encontró dos veces la misma factura de la lavandería, no encontró la liquidación de mayo de uno de los pisos y tuvo que pedir a la comunidad un recibo que había tirado. Lo mandó todo el día 14, con seis días de plazo por delante. Lo que se jugaba Elena no era una multa: era que sus cifras le llegaran el mismo día en que había que presentar, sin tiempo para mirarlas, y que la liquidación perdida apareciera en agosto, con el trimestre ya presentado.

Desde entonces no reúne nada. Cuando le llega un documento, lo arrastra a su carpeta. Tarda diez segundos y no vuelve a pensar en él.

Dónde está tu carpeta y cómo se usa

El enlace te llega en el correo de bienvenida y vuelve a llegarte en el correo que te mandamos cada mes, así que no hace falta guardarlo en ningún sitio. Dentro hay una subcarpeta para subir documentos. Abres el enlace, arrastras el PDF o la foto y ya está. Desde el móvil funciona igual: abres la carpeta y subes la foto.

No hay que ordenar nada ni cambiarle el nombre a nada. El sistema recoge cada día lo nuevo, lo lee y lo contabiliza. Al cierre del mes repasamos lo que ha entrado y, si falta algo evidente, te lo preguntamos.

Qué hay que ir dejando

1. Las liquidaciones de cada plataforma, tal como llegan cada mes. No las resumas, no las sumes y no las pases a una hoja de cálculo. El original trae el importe bruto, la comisión, las fechas de cada estancia y cualquier retención, y hacen falta las cuatro cosas.
2. Las facturas de gastos: comunidad, suministros, limpieza, lavandería, reparaciones, seguros, gestión, y el IBI cuando llegue. Cuáles se deducen y en qué proporción está en los gastos deducibles de la vivienda turística.
3. Los cobros directos, si has alquilado sin plataforma: el contrato o el recibo. Si no hay ningún papel, escribe en una nota la fecha de entrada, la de salida, el importe y el día en que lo cobraste, y súbela.
4. Todo lo que haya sido distinto, en una frase: compras o ventas, un nuevo copropietario, un mes que usó la familia, un siniestro del seguro, una carta del ayuntamiento. Son justo las cosas que cambian la declaración y las que los propietarios suelen pensar que no nos importan. Puedes contarlo respondiendo al correo mensual.
5. Y nada más. Los extractos bancarios, las capturas del calendario y las fotos del justificante de pago de un huésped no son documentos contables y no se pueden contabilizar.

Las reglas del formato, y su porqué

Mejor así	En lugar de	Por qué
El PDF original, tal como te llegó	Foto de la pantalla	El PDF lleva las cifras como texto y se lee automáticamente. La foto de una pantalla lleva un reflejo
Un archivo por factura	Once facturas en un solo escaneo	Cada documento va a su propio apunte; un escaneo conjunto hay que separarlo a mano
De frente, con luz de día y los cuatro bordes visibles	En ángulo y con una esquina cortada	La esquina cortada siempre es la del NIF o la del total
Facturas a nombre del propietario, con su NIF o NIE	Facturas a nombre del gestor	Una factura dirigida a otro no es tu gasto deducible, aunque la hayas pagado tú
Cada documento, el día que te llega	Todo guardado para el último día	Lo que entra pronto se pregunta pronto. Lo que entra el día 19 ya no deja margen para nada

Si prefieres el correo

El correo sigue valiendo, igual que antes. Reenvías el documento a tu dirección personal de Salama Tax, la que te dimos al empezar, y acaba archivado en tu carpeta como si lo hubieras subido tú. Puedes mandar uno cada vez o varios juntos, como te venga mejor. Lo que no cambia es el formato: el PDF original o una foto legible, y las liquidaciones enteras, no un resumen.

Hay quien usa las dos vías: la carpeta para lo que le llega al ordenador y el correo para lo que le llega al móvil. No hay problema, siempre que cada documento vaya una sola vez.

Si un mes no hay nada

Un piso cerrado en febrero o un mes sin gastos no obliga a subir nada. Basta con responder «sin movimientos» al correo mensual. Parece un detalle, pero no lo es: así sabemos que ese mes está completo y no que se te ha pasado, y no te perseguimos por una liquidación que no existe.

Si la vivienda es de varios

Con una carpeta basta, aunque los propietarios sean dos o tres: que suba cada documento quien lo reciba. Cuéntanos el porcentaje de cada uno si ha cambiado, y quién ha pagado los gastos si no se han pagado a medias. Las facturas deben ir a nombre de los titulares; si solo figura uno, dilo, porque afecta a quién puede deducir qué. Si tienes varias viviendas y una factura no deja claro de cuál es (el fontanero, una compra de menaje), dínoslo en una línea: una factura de la luz apuntada al piso equivocado es el error más común entre propietarios con más de un inmueble, y el más difícil de detectar después.

Las fechas que conviene tener en la cabeza

Si resides en España y presentas por trimestres, las declaraciones vencen en los veinte primeros días de abril, julio y octubre, y hasta el 30 de enero para el cuarto trimestre; si domicilias, cinco días antes, como explicamos en cómo domiciliar el pago. Si has ido dejando los documentos durante el trimestre, en la primera semana del mes siguiente solo queda lo último, y hay tiempo para preguntar lo raro, preparar las cifras, enviártelas y presentar sin agobios.

Si no resides, tu ritmo es anual: el 210 del alquiler de 2026 se presenta del 1 al 20 de abril de 2027, y la imputación de los días a tu disposición tiene su propio plazo, más largo. Aun así, dejar cada liquidación en la carpeta cuando llega es mejor costumbre, porque reconstruir en marzo doce meses de liquidaciones es una tarde mucho peor. Todas las fechas están en el calendario fiscal de la vivienda turística.

Si algo llega tarde

Pasa, y casi nunca es grave. Si el documento es de un periodo que ya habíamos calculado pero que aún no se ha presentado, el expediente se rehace con él y te llegan las cifras nuevas antes de presentar. Si lo que falta es una liquidación de la plataforma, descárgala del apartado de informes de tu cuenta de anfitrión en lugar de esperar a que te la manden.

Distinto es lo que aparece con el trimestre ya cerrado y presentado. Tampoco es irreparable, pero puede exigir una declaración complementaria, y ese trabajo se presupuesta aparte. Es la única razón por la que insistimos en no dejarlo todo para el final.

Cuatro papeles que siempre se olvidan

• El recibo del IBI. Llega una vez al año, es gasto deducible por los días alquilados y trae el valor catastral y la referencia catastral, que hacen falta para la imputación.
• La liquidación anual de la comunidad. Las cuotas ordinarias se conocen; las derramas para el tejado o el ascensor, no, y a menudo son inversión y no gasto, una diferencia que conviene decidir en su momento.
• El seguro. Deducible, y muchas veces domiciliado en una cuenta que nadie mira.
• Las retenciones de la plataforma. Aparecen en la liquidación; es dinero ya pagado a tu nombre, y si la liquidación no nos llega, es dinero perdido.

Qué pasa con lo que dejas

Los documentos se leen y se clasifican de forma automática, las cifras se calculan con programas y una persona revisa el resultado antes de que salga nada. Si algo no cuadra (una liquidación que no coincide con el banco, una factura fuera del trimestre, una reserva sin cobro), te llega una sola pregunta con el documento adjunto, no una lista en marzo. Después te enviamos las cifras, las apruebas, presentamos y el justificante va a tu carpeta, ordenada por año, trimestre e impuesto. Lo contamos entero en cómo funciona.

Si aún no eres cliente y quieres saber qué declaraciones genera tu caso, el formulario de vivienda turística termina con esa respuesta y un precio; si vives fuera, el de no residentes. Elena, por cierto, no ha vuelto a sentarse un 12 de julio delante de una caja de papeles.