Carlos recibe un requerimiento que le da diez días para aportar los libros de IVA e IRPF en formato electrónico. Hasta entonces guardaba facturas en carpetas y una lista mensual de totales. Eso no permite reconstruir cada declaración. Como autónomo debe llevar libros, aunque no siempre una contabilidad completa conforme al Código de Comercio. En estimación directa simplificada se exigen normalmente registros de ventas e ingresos, compras y gastos y bienes de inversión; los profesionales añaden el de provisiones de fondos y suplidos.
Los libros dependen del régimen y de la actividad
No existe una lista idéntica para todos. Un empresario mercantil en estimación directa normal puede estar obligado a contabilidad ajustada al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad. Un empresario en directa simplificada suele llevar libros registro. Un profesional en estimación directa necesita además registrar provisiones y suplidos.
| Situación habitual | Registros de IRPF |
|---|---|
| Empresarial en directa simplificada | Ventas e ingresos; compras y gastos; bienes de inversión |
| Profesional en directa | Ingresos; gastos; bienes de inversión; provisiones y suplidos |
| Empresarial mercantil en directa normal | Contabilidad mercantil, con las especialidades fiscales aplicables |
| Estimación objetiva | Conservación de justificantes y libros concretos según actividad y amortizaciones |
Los libros de IRPF pueden integrarse con los de IVA si el archivo contiene todos los campos exigidos por ambos impuestos. Un único fichero bien diseñado es válido; una hoja que solo suma ingresos y gastos mensuales no lo es.
Qué debe aparecer en cada registro
El libro de ingresos o facturas expedidas identifica, entre otros datos, número y serie, fecha de expedición y operación, NIF y nombre del destinatario cuando proceda, concepto, base, tipo y cuota de IVA, retención y total. Las facturas rectificativas deben relacionarse con la original y anotarse con el signo y periodo correctos.
El libro de compras y gastos o facturas recibidas recoge el proveedor, su NIF, número de factura, fechas, concepto, base, cuota soportada y cuota deducible. Estas dos últimas pueden diferir: soportar IVA no significa tener derecho a deducirlo todo. Si una factura se deduce en un periodo posterior al de recepción, el libro debe permitir explicar la diferencia con el 303.
Los bienes de inversión se individualizan con su factura, valor, fecha de puesta en funcionamiento, amortización y, para IVA cuando procede, prorrata y regularizaciones. Un ordenador que se amortiza varios años no debe confundirse con un gasto corriente consumido el día de compra.
El libro de provisiones de fondos y suplidos es propio de actividades profesionales. Una provisión es dinero recibido a cuenta de los honorarios o gastos; un suplido es una cantidad pagada en nombre y por cuenta del cliente que reúne sus requisitos. Llamar «suplido» a cualquier gasto refacturado no cambia su tratamiento.
Formato, orden y conservación
Puedes llevar los libros en una aplicación o en una hoja de cálculo. Deben mantenerse con claridad, exactitud, orden de fechas, importes en euros y sin alteraciones que oculten el historial. La Agencia Tributaria publica diseños normalizados para importar datos en Renta WEB, Pre303 y el modelo 130 y para atender requerimientos.
No basta con guardar el PDF de cada factura. El libro es el índice estructurado de las operaciones y la factura es su justificante. Conserva también contratos, extractos, documentos aduaneros, pruebas de afectación y archivos del programa con el que se generaron los registros.
Las anotaciones deben realizarse dentro de los plazos aplicables antes de las liquidaciones. Acumular documentos hasta final de año facilita duplicados, saltos de numeración y deducciones en periodos equivocados. Si corriges una factura, sigue el procedimiento de factura rectificativa y conserva ambos documentos.
Qué comprueba Hacienda
En un requerimiento, Hacienda puede pedir los libros en formato electrónico y seleccionar operaciones concretas. Suele comparar totales con los modelos 303, 130 y renta, cruces con clientes y proveedores, numeración, fechas, NIF y deducibilidad de gastos.
Ejemplo de una conciliación básica
Si el libro de expedidas del trimestre suma 30.000 € de base al 21 %, el IVA repercutido parte de 6.300 €. Si el 303 muestra 5.880 €, debe existir una diferencia identificable, como una rectificativa de 420 €. Una frase genérica sobre ajustes contables no sustituye el asiento y el documento.
Antes de entregar, comprueba que cada total del modelo pueda reconstruirse desde los registros. Separa operaciones no sujetas, exentas, intracomunitarias, inversión del sujeto pasivo y distintos tipos. Revisa también que el saldo negativo esté tratado como compensación o devolución, y que los bienes como el coche tengan documentado su grado de afectación.
Cuándo se registra una operación
La fecha de factura, la de operación y la de cobro o pago pueden ser distintas. Los libros deben conservar esos campos para aplicar las reglas de devengo y, si procede, las del criterio de caja. Registrar todo por el día del movimiento bancario puede desplazar una venta a otro trimestre o hacer que el IVA soportado aparezca antes de disponer de factura.
Carlos presta un servicio el 28 de marzo, emite factura el 2 de abril y cobra el 20 de mayo. El asiento no se decide por comodidad en mayo. Debe identificarse el devengo conforme a la operación, la expedición y el periodo correspondiente. El extracto prueba el cobro, pero no sustituye esa calificación.
Las facturas recibidas se anotan con sus datos completos y la deducción se ejerce dentro del periodo permitido. Si una cuota se deduce más tarde, el libro puede reflejar un periodo de deducción distinto; por eso el total registrado no siempre coincide sin ajustes con el 303.
Una prueba antes de entregar el fichero
Puedes identificar actividad, régimen y programa en el formulario para autónomos. Exporta después los libros en el formato requerido y vuelve a abrir el archivo fuera del programa. Comprueba que no haya perdido ceros iniciales de NIF, fechas, signos negativos ni caracteres. Ordena por número para buscar duplicados y saltos, y por NIF para detectar proveedores escritos de varias formas.
| Control | Pregunta que debe poder responderse |
|---|---|
| Numeración | ¿Dónde está cada factura y por qué hay saltos? |
| Periodos | ¿Qué asientos forman cada 303 y cada 130? |
| Deducibilidad | ¿Por qué la cuota soportada difiere de la deducible? |
| Rectificaciones | ¿Qué original corrige cada documento? |
| Bancos | ¿Pueden rastrearse cobros y pagos relevantes? |
No alteres el libro entregado sin conservar versión. Si Hacienda pregunta por una diferencia, debe ser posible reproducir exactamente el fichero aportado y documentar después cualquier corrección.
Conservación y prescripción
El plazo fiscal general no permite destruir automáticamente todo a los cuatro años. Hay bienes de inversión con periodos de regularización, saldos pendientes, operaciones con efectos futuros y obligaciones mercantiles con sus propios plazos. Conserva la documentación mientras pueda producir efectos y guarda copias legibles de formatos que el software deje de abrir.
Si una factura contiene datos personales, combina el deber de conservación con medidas de acceso y seguridad. Tampoco hace falta entregar en cada requerimiento toda la historia del negocio: aporta lo solicitado, con un índice, dentro del alcance y periodo indicados.
Antes de enviar, conserva el requerimiento y calcula su plazo desde la notificación efectiva. Si el volumen impide contestar, valora la ampliación dentro del periodo permitido; no esperes al último día. Acompaña el fichero con un escrito breve que identifique columnas, periodos y documentos adjuntos, sin añadir operaciones ajenas a lo pedido.
En Salama Tax revisamos libros y conciliaciones antes de contestar a una comprobación.