Marta cobra el día 5 una factura de 4.840 € y ve ese importe completo en su cuenta. Si gasta 4.000 € pensando que todo es suyo, llegará al trimestre sin los 840 € de IVA y sin reserva para IRPF. Como punto de partida, debe apartar todo el IVA que cobra y, además, alrededor del 20 % del beneficio antes de IRPF. Es una regla de tesorería, no el cálculo definitivo del impuesto: habrá que ajustarla a sus gastos, retenciones, comunidad autónoma, otras rentas y situación personal.
El IVA cobrado no es ingreso tuyo
Si facturas 1.000 € más 210 € de IVA, los 210 € no forman parte de tu margen. Los has cobrado para ingresarlos a Hacienda, descontando el IVA deducible de tus compras. Reservar los 210 € completos evita depender de que todos los gastos sean deducibles o de que las facturas lleguen a tiempo.
Puedes liberar la diferencia cuando cierres el trimestre y compruebes el IVA soportado. Hacerlo al revés —gastar el IVA y esperar que las compras reduzcan el modelo 303— convierte cualquier gasto no deducible o factura defectuosa en un problema de caja.
| Cobro mensual | Importe |
|---|---|
| Base de las facturas | 4.000 € |
| IVA repercutido al 21 % | 840 € |
| Total cobrado | 4.840 € |
| Reserva inicial de IVA | 840 € |
Si ese mes tienes 200 € de IVA deducible correctamente documentado, la liquidación aproximada será 640 €. La reserva completa te deja un margen de 200 € cuando hayas revisado los libros.
Si quieres calcular la reserva con facturas reales, puedes anticipar esos datos en el formulario para autónomos. La estimación debe rehacerse cuando cambia la mezcla de clientes, gastos o retenciones; no es una cifra que se fija al iniciar la actividad y sirve para siempre.
El 20 % se calcula sobre el beneficio
Para IRPF no reserves un porcentaje de todo lo que entra en el banco. Primero separa la base de los ingresos y resta los gastos fiscalmente deducibles. Si facturas 4.000 € de base y tienes 1.500 € de gastos deducibles sin contar su IVA, el beneficio provisional es 2.500 €. El 20 % son 500 €.
La cuenta mensual orientativa queda así:
| Concepto | Reserva |
|---|---|
| IVA repercutido | 840 € |
| 20 % del beneficio de 2.500 € | 500 € |
| Total separado al cobrar | 1.340 € |
No significa que vayas a pagar exactamente 1.340 €. El IVA soportado reducirá el 303 y las retenciones sufridas reducen el pago fraccionado. La regla sirve para que el vencimiento no dependa del saldo que quede por casualidad.
El modelo 130 es un anticipo
En estimación directa, el modelo 130 calcula con carácter general un 20 % sobre el rendimiento neto acumulado desde enero, restando pagos fraccionados anteriores y retenciones soportadas. No es un impuesto distinto ni cierra tu IRPF.
En la declaración anual se suman la actividad y las demás rentas, se aplican gastos, reducciones, mínimos y deducciones, y se descuentan las retenciones y pagos a cuenta ya ingresados. Por eso la renta puede salir a pagar aunque cada trimestre hayas presentado el 130, o a devolver si adelantaste más de la cuota final.
Algunos profesionales no presentan el 130 cuando el porcentaje legal de sus ingresos sometidos a retención alcanza el umbral exigido. Eso no elimina el IRPF: el cliente ya ha ingresado una parte en tu nombre. Si tus facturas llevan retención, registra por separado el importe bruto, la retención y el neto cobrado.
Cuándo el 20 % se queda corto
La reserva debe aumentar si tienes otras rentas sin retención, un rendimiento elevado que te lleva a tramos superiores, pocos gastos deducibles o una cuota autonómica mayor. También si aplicaste retenciones reducidas de inicio de actividad: cobrar más neto ahora puede elevar el resultado de la renta.
Puede sobrar reserva si soportas retenciones altas, tu beneficio es bajo o existen circunstancias personales y deducciones relevantes. El excedente sigue siendo liquidez tuya; la falta, en cambio, obliga a financiar un impuesto ya devengado.
Tres escenarios para calibrar la reserva
La misma facturación puede producir necesidades distintas. Supón una base mensual de 5.000 € y compara:
| Escenario | Gastos deducibles | Beneficio | Reserva IRPF al 20 % |
|---|---|---|---|
| Consultor con pocos costes | 500 € | 4.500 € | 900 € |
| Diseñadora con colaboradores | 2.000 € | 3.000 € | 600 € |
| Comercio con margen estrecho | 3.800 € | 1.200 € | 240 € |
Los tres pueden cobrar el mismo IVA si venden al mismo tipo, pero no deben reservar el mismo IRPF. Además, el comercio puede estar en un régimen de IVA distinto y el profesional puede tener facturas con retención. La tabla ilustra el método; no sustituye la clasificación fiscal de cada actividad.
Cobrado, facturado y devengado no siempre coinciden
Una reserva basada solo en movimientos bancarios falla cuando emites una factura en marzo y la cobras en mayo, recibes un anticipo o pagas una compra en un periodo diferente al de su deducción. En el régimen general, las declaraciones siguen las reglas de devengo. El criterio de caja, si se aplica, tiene obligaciones y límites propios y no debe darse por supuesto porque el cliente pague tarde.
Prepara una previsión fiscal separada del presupuesto familiar. Una columna refleja el efectivo disponible; otra, el IVA ya devengado; otra, el beneficio acumulado; y otra, retenciones y pagos a cuenta. Esa separación permite detectar que una cuenta bancaria con saldo alto puede contener impuestos pendientes.
Los vencimientos también forman parte del cálculo
No necesitas esperar al día de presentación para saber la cifra. Cierra el mes con una estimación, revisa el trimestre con las facturas definitivas y deja margen para domiciliación. Si una declaración sale a ingresar y no hay liquidez, conviene analizar a tiempo el pago o aplazamiento posible; algunas deudas tienen restricciones y presentar fuera de plazo añade costes.
La reserva debe incluir también obligaciones que no aparecen todos los meses, como el cierre anual, retenciones practicadas a profesionales o al arrendador del local y regularizaciones. Ese dinero nunca debe mezclarse con el IVA cobrado: cada obligación necesita su propia conciliación.
Ajuste trimestral sin vaciar la cuenta
Cuando cierres el trimestre, compara la reserva con las declaraciones preparadas, pero no retires inmediatamente todo el sobrante. Mantén un colchón hasta comprobar facturas tardías, retenciones y posibles correcciones. Si la actividad es estacional, calcula también los meses con pocos cobros: los vencimientos de enero, abril, julio y octubre pueden llegar después de una temporada baja.
Una política sencilla consiste en liberar solo el exceso confirmado tras presentar y conservar una reserva adicional para la renta. Revisa el porcentaje cada trimestre y cuando cambien precios, margen, clientes con retención u otras rentas. La regla del 20 % sirve para empezar; la experiencia de tus propias liquidaciones debe afinarla.
Un sistema que funciona cada semana
Usa una cuenta separada y mueve la reserva cuando cobras, no al terminar el trimestre. Registra las facturas por fecha de devengo, porque el banco no siempre coincide con el periodo fiscal. Una factura pendiente de cobro puede obligarte a ingresar IVA; si acaba siendo incobrable, existe un procedimiento específico para recuperar el IVA impagado.
Cada mes compara cuatro cifras: bases facturadas, IVA repercutido, gastos deducibles e IVA soportado deducible. Cada trimestre concilia esos importes con los modelos. Si declaras un 303 sin movimiento, revisa antes cuándo es realmente un 303 a cero.
En Salama Tax podemos calcular un porcentaje de reserva con tus cifras reales y revisar si las retenciones están cubriendo el anticipo esperado.