Contestar a un requerimiento no es vaciar la carpeta del año. Es un ejercicio de precisión: se aporta lo que piden, se explica por qué eso responde a lo que preguntan, y se deja fuera todo lo demás. Cada documento que se envía de más es una puerta que se abre sola, y el alcance del procedimiento es un límite para ellos, no para ti.
El alcance es la frontera, y está escrito
La comunicación de inicio de un procedimiento de comprobación tiene que expresar su naturaleza y su alcance: qué concepto tributario, qué periodo y qué elementos se van a comprobar. Esa frase, que suele ocupar dos líneas y que la mayoría de la gente pasa por alto, es el perímetro de todo lo que sigue.
Fuera de ese perímetro no hay obligación de aportar nada. Si el alcance es «comprobar los gastos deducidos en la actividad económica del ejercicio X», no alcanza al ejercicio siguiente, ni a los ingresos, ni a las rentas del capital. La Administración puede ampliar el alcance, pero para hacerlo tiene que comunicarlo con carácter previo, y entonces empieza otro perímetro que también estará escrito.
Antes de buscar un solo papel. Todo el trabajo posterior consiste en decidir qué cae dentro y qué cae fuera, y eso no se puede hacer si no se sabe exactamente dónde está la línea. Cuando la redacción del alcance es ambigua, la ambigüedad es un dato relevante y conviene tratarla como tal.
Por qué aportar de más es caro
Hay tres razones, y ninguna es teórica.
- Amplía de hecho lo que se está mirando. Un documento que entra en el expediente es un documento que se lee. Si de él se desprende un hecho ajeno al alcance, ese hecho existe ya para la Administración.
- Puede desencadenar otro procedimiento. Una comprobación limitada puede ampliarse, o dar paso a actuaciones inspectoras, si aparece algo que excede de sus facultades.
- Debilita la posición posterior. Un expediente sobrecargado es más difícil de defender, porque cada documento admite lecturas que su autor no previó.
La forma correcta de contestar cuando no se tiene algo, o cuando lo pedido no existe, no es rellenar el hueco con lo más parecido que haya en la carpeta: es decirlo, explicarlo y ofrecer la prueba alternativa si la hay.
Qué no pueden pedirte en una comprobación limitada
Los procedimientos de gestión tienen facultades tasadas. En la comprobación limitada, la Administración no puede examinar la contabilidad mercantil: esa facultad pertenece a la inspección. Sí puede pedir registros y documentos de carácter fiscal, facturas y justificantes.
Hay un matiz importante desde la reforma de 2015: el obligado puede aportar voluntariamente su contabilidad mercantil, y si lo hace, se examina. Es decir, el límite protege a quien no lo regala. Aportar los libros «para que vean que está todo bien» es renunciar a una garantía sin recibir nada a cambio, y es una decisión que hay que tomar con conocimiento de lo que se está entregando.
| Se puede pedir | No, salvo aportación voluntaria |
|---|---|
| Facturas emitidas y recibidas del periodo comprobado | Libros de contabilidad mercantil |
| Libros registro de carácter fiscal | Documentación mercantil ajena al alcance |
| Justificantes de los gastos deducidos dentro del alcance | Información de ejercicios no comprendidos en el alcance |
| Contratos y extractos que respalden lo declarado en ese concepto | — |
Cómo se contesta sobre un ejercicio prescrito
Aquí hay una diferencia que se confunde a menudo. Una cosa es el derecho de la Administración a liquidar un ejercicio, que prescribe a los cuatro años, y otra distinta el derecho a comprobar hechos de un ejercicio prescrito cuando esos hechos producen efectos en un ejercicio que no lo está.
- Si te piden documentación de un ejercicio prescrito para liquidarlo, se contesta invocando la prescripción. Se contesta, se razona y se deja constancia; lo que no se hace es aportar sin más, porque aportar sobre un ejercicio prescrito no lo resucita pero sí alimenta un expediente que no debería existir.
- Si te lo piden porque un dato de ese ejercicio incide en otro vivo —el valor de adquisición de un inmueble que vendiste después, una base negativa que estás compensando, una amortización que arrastras—, la petición puede ser legítima aunque el ejercicio de origen esté prescrito.
Distinguir un caso del otro es un trabajo jurídico, no administrativo. La regla general y lo que interrumpe el plazo están en la prescripción, y lo que la interrumpe.
Contestar siempre, aunque la respuesta sea que no hay nada
No contestar no hace desaparecer el procedimiento. Produce dos efectos, los dos malos: permite liquidar con los datos que la Administración ya tiene, que serán los suyos y no los tuyos, y abre la puerta a una sanción autónoma por resistencia, obstrucción, excusa o negativa a las actuaciones.
Hay respuestas legítimas que no consisten en aportar documentos: que lo pedido no existe, que se refiere a un periodo fuera del alcance, que el ejercicio está prescrito, que la documentación está en poder de la propia Administración. Todas ellas son contestaciones, y todas requieren escribirse y presentarse por registro.
La forma del escrito
Un escrito de contestación bien hecho se lee en dos minutos y se defiende en dos años. Estos son sus elementos:
- Identificación completa: obligado tributario, NIF, número de expediente y referencia del requerimiento. Sin esto, el escrito puede no llegar a la mesa correcta.
- Referencia expresa al alcance, reproduciendo la frase de la comunicación. Fija el marco desde la primera línea.
- Relación numerada de lo que se aporta, con un documento por número y una frase que diga a qué punto del requerimiento responde cada uno.
- La explicación, breve, de por qué lo aportado acredita lo que se afirma.
- Lo que no se aporta y por qué, cuando proceda: no existe, está fuera del alcance, obra ya en poder de la Administración.
- Petición final y firma, con la fecha.
Lo que se dice en una llamada no consta en el expediente, y lo que no consta no existe cuando hay que discutirlo. Las llamadas sirven para aclarar dónde presentar algo; no para explicar el fondo de un asunto, ni para pedir plazos, ni para reconocer nada. Todo lo que pese va por registro y con acuse.
Y guardar el acuse
El justificante de presentación, con su fecha, su hora y la relación de ficheros aportados, es la mitad de la defensa si más adelante se discute qué se entregó y cuándo. Los ficheros se nombran de forma que se entienda qué es cada uno sin abrirlos, y se guarda copia de lo presentado exactamente como se presentó, no de la carpeta de la que salió.
Si quieres que preparemos la contestación nosotros, mándanos el requerimiento completo por el formulario de cartas de Hacienda. La lectura del expediente y el dictamen de qué te ha llegado es lo primero que hacemos, y es lo que decide todo lo demás; cómo lo llevamos está en responder a Hacienda. Si la contestación no basta y llega una propuesta, el camino sigue en de la propuesta de liquidación al recurso.
Decidir qué se aporta exige leer el requerimiento entero y conocer el expediente. Esta guía explica el criterio; no sustituye a ese análisis, y ningún despacho puede garantizar el resultado de un procedimiento de comprobación.
Cuatro reacciones que empeoran un expediente
- Mandar la carpeta entera. Es la forma más rápida de ampliar de hecho el alcance de lo que están mirando y de aportar prueba contra uno mismo sobre cuestiones que nadie había preguntado.
- Contestar con una explicación sin documentos. Un relato sin justificantes no acredita nada y consume el trámite. Si el documento no existe, se dice, y se ofrece la prueba alternativa.
- Aportar documentos rehechos. Una factura emitida hoy con fecha de hace tres años no es una prueba: es un problema nuevo y de otra naturaleza.
- Dejarlo para el último día. Reunir documentación de un ejercicio antiguo lleva más tiempo del que parece, y la ampliación del plazo hay que pedirla antes de los tres días previos al vencimiento.
Preguntas frecuentes sobre tu carta de Hacienda
Me piden justificantes de gastos que no conservo. ¿Qué hago?
Se contesta diciéndolo y aportando la prueba alternativa que exista: el cargo bancario, el contrato, el extracto del proveedor. Inventar un documento no es una opción, y omitir la respuesta permite liquidar con los datos de la Administración.
¿Tengo que aportar mi contabilidad?
En una comprobación limitada, la Administración no puede examinar la contabilidad mercantil, salvo que el obligado la aporte voluntariamente. Es una garantía que se pierde al regalarla, de modo que aportarla es una decisión que hay que tomar con conocimiento.
Me piden datos de un ejercicio prescrito.
Depende de para qué. Si es para liquidar ese ejercicio, se contesta invocando la prescripción. Si es porque un dato de aquel año incide en otro que sigue vivo, la petición puede ser legítima. Distinguirlo es un análisis jurídico.
¿Puedo no contestar si creo que se han equivocado de persona?
Si el requerimiento va dirigido a ti, hay que atenderlo aunque la respuesta sea que nada de lo pedido te corresponde. No contestar abre la puerta a una sanción por resistencia u obstrucción.