Nuria alquila un despacho por 1.000 € al mes. El casero le envía una factura con IVA, sin retención, y afirma que «siempre lo hace así». Por regla general, Nuria debe practicar retención sobre la renta, ingresarla mediante el modelo 115 y declarar el resumen anual en el 180. El casero no decide libremente si la factura lleva retención: solo se omite cuando concurre una excepción legal y conviene conservar la prueba.
Cómo funciona la retención
La retención vigente se aplica sobre la renta y demás conceptos que formen parte de la contraprestación, excluido el IVA. No se calcula sobre la fianza. El arrendador repercute el IVA cuando corresponde y el arrendatario descuenta la retención del dinero que le paga.
Ejemplo mensual
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Renta del local | 1.000 € |
| IVA al 21 % | +210 € |
| Retención al 19 % | −190 € |
| Transferencia al casero | 1.020 € |
El casero emite una factura total de 1.210 € y tú le transfieres 1.020 €. Los 190 € restantes los ingresas a Hacienda en su nombre. Para ti, la retención no es un descuento en el alquiler ni un ingreso: es una deuda temporal con Hacienda.
Modelo 115 y modelo 180
El 115 recoge trimestral o mensualmente, según tu periodo, las bases y retenciones de alquileres urbanos. Los declarantes trimestrales lo presentan normalmente durante los veinte primeros días de abril, julio, octubre y enero, con las reglas especiales de domiciliación y calendario de cada ejercicio.
El modelo 180 es el resumen anual. Identifica a los perceptores y los inmuebles y debe cuadrar con la suma de los 115. Además, entregas al arrendador el certificado de retenciones para que pueda descontarlas en su impuesto.
Puedes enviar contrato, facturas y certificado del arrendador mediante el formulario para autónomos. La obligación se decide con esos documentos y la situación vigente, no con una frase incluida en la factura.
La obligación se comunica censalmente en el modelo 036. Si empieza o termina el contrato, revisa la fecha de alta o baja; no basta con dejar de presentar el 115 mientras el censo sigue indicando que eres retenedor.
Las excepciones del artículo 75.3.g) RIRPF
No se practica retención, entre otros supuestos, cuando:
- una empresa alquila una vivienda para sus empleados;
- las rentas pagadas por el mismo arrendatario al mismo arrendador no superan 900 € anuales, sin IVA;
- el arrendador está clasificado en el grupo 861 del IAE, u otro epígrafe que habilite el arrendamiento urbano, y al aplicar las reglas del grupo 861 al valor catastral de sus inmuebles la cuota no resulta cero.
La excepción del IAE no equivale a que el casero diga que está «dado de alta». Debe cumplir el requisito de cuota y puede acreditarlo con el certificado tributario específico, que tiene validez para el año natural mientras no cambie su situación. Pide un certificado actualizado y guárdalo.
Tampoco confundas el alquiler de vivienda para un empleado con el alquiler de una oficina o con una vivienda que el propio autónomo usa parcialmente para trabajar. En este último caso puede ser necesario analizar el contrato y la afectación, además de las reglas para deducir el trabajo desde casa.
Si llevas años sin retener
La obligación de ingresar corresponde al arrendatario retenedor. Que el casero declarase toda la renta no convierte automáticamente en correctas las facturas ni elimina tus obligaciones formales. Hay que revisar periodo por periodo, contrato, facturas, pagos y declaraciones del perceptor.
El primer paso es determinar desde cuándo existía obligación y si había una excepción acreditada. Después se cuantifican modelos 115 y 180 omitidos, recargos o sanciones posibles y el modo de corregir certificados y facturas. Regularizar voluntariamente antes de un requerimiento suele recibir un tratamiento distinto del incumplimiento descubierto por Hacienda, pero no conviene presentar cifras sin conciliar.
Tampoco descuentes de una mensualidad actual todas las retenciones antiguas sin acuerdo y sin revisar el contrato. La relación tributaria y la deuda civil con el arrendador deben ordenarse de forma coordinada.
Control mensual
Archiva contrato, actualizaciones de renta, facturas, certificado de exoneración si existe, justificantes de pago, 115, 180 y certificado anual. Anota la factura en los libros de gastos y facturas recibidas separando base, IVA y retención. Si la factura está mal, pide su corrección y revisa cómo funciona una rectificativa.
Qué conceptos forman la base
El contrato puede separar renta, gastos de comunidad, IBI repercutido, servicios y otros conceptos. Para calcular la retención no basta con tomar la línea llamada «alquiler»: las cantidades satisfechas al arrendador como contraprestación pueden integrarse en la base, con exclusión del IVA. Los suplidos auténticos requieren que el pago se haga en nombre y por cuenta del arrendatario y esté documentado.
Ejemplo: renta de 1.000 € y 100 € mensuales de gastos repercutidos que forman parte de la contraprestación. Si la base de retención es 1.100 €, aplicar el 19 % solo a 1.000 € deja 19 € sin ingresar cada mes. Hay que leer contrato y factura para clasificar cada partida.
| Revisión | Riesgo si se omite |
|---|---|
| Base contractual completa | Retención inferior a la debida |
| IVA separado | Retener erróneamente sobre el impuesto |
| Fecha de pago o exigibilidad | Declarar en periodo incorrecto |
| Certificado de exoneración | Omitir retención sin prueba |
Meses de carencia y actualizaciones
Una carencia de renta no siempre significa ausencia de contraprestación. Si el arrendatario realiza obras a cambio, puede existir una renta en especie o una operación que necesita valoración. Tampoco debe mantenerse la base antigua después de una actualización por IPC o renegociación.
Revisa las facturas al cambiar el año y cuando se modifica el contrato. El certificado de exoneración del arrendador se refiere al año natural y a su situación; conservar uno antiguo no acredita indefinidamente la excepción.
El 115 a cero y el cese del contrato
Si durante un trimestre sigues de alta como retenedor pero no satisfaces rentas, hay que determinar la obligación formal aplicable; no copies un cero sin revisar el censo. Cuando termina el alquiler, presenta lo pendiente, incluye al perceptor en el 180 anual y comunica la baja censal si ya no pagarás rentas sujetas.
La fianza devuelta al final no es renta mensual ni base de retención por el mero reembolso. Si se aplica a mensualidades impagadas o a una indemnización, el tratamiento depende del acuerdo y debe quedar documentado.
Coordinación con el arrendador
El certificado anual debe coincidir con lo efectivamente ingresado. Si el casero incluyó una retención en su declaración que tú no pagaste, esa discrepancia puede generar comprobaciones a ambos. Entrega el certificado después de conciliar los 115, no copiando las facturas sin comprobar ingresos.
En Salama Tax podemos revisar el contrato y las obligaciones pendientes del autónomo arrendatario.
Antes de cada 115, concilia las rentas exigibles o satisfechas con las facturas y transferencias. Si hay una mensualidad discutida, documenta si se pagó, compensó o quedó pendiente. La retención sigue su propio momento y no debe ajustarse solo porque el saldo bancario del trimestre parezca inferior.
Guarda también las comunicaciones de actualización y el certificado entregado al perceptor. Esa cadena permite explicar por qué la base cambió durante el año y cuadra el 180 con cada trimestre.