Clara Méndez es diseñadora de interfaces en Alicante. Se dio de alta como autónoma en junio y su primer cliente importante es una empresa de Rotterdam que le encarga el rediseño de su aplicación por 9.000 €. La empresa neerlandesa le pide que facture «sin IVA, con reverse charge» y le da su número de IVA. Clara no marcó nada relativo a operaciones intracomunitarias cuando presentó el modelo 036 y no sabe si puede emitir esa factura tal cual.
Necesita el ROI. Sin él, la factura sin IVA pierde el soporte que la justifica ante Hacienda y ante su cliente.
Qué es el ROI y qué número da
El Registro de Operadores Intracomunitarios es un censo de la Agencia Tributaria para quienes realizan operaciones con empresas de otros Estados miembros. Al incluirte en él, tu NIF pasa a funcionar como NIF-IVA con el prefijo ES delante, conforme al artículo 25 del Reglamento de gestión e inspección tributaria. Ese número es el que aparece en el sistema europeo VIES, que es donde tu cliente comprobará que eres un operador identificado a efectos del IVA.
La inclusión se solicita en el propio modelo 036, en la declaración de alta o en una de modificación si ya estabas dado de alta, marcando la solicitud de alta en el registro y la fecha prevista de la primera operación.
Por qué una factura de servicios a una empresa europea va sin IVA
En la mayoría de los servicios prestados a empresas, la regla general del IVA sitúa el lugar de realización donde está establecido el cliente empresario. Si el servicio se entiende prestado en los Países Bajos, no tributa en España y quien liquida el IVA neerlandés es el propio cliente mediante la inversión del sujeto pasivo. Esa es la lógica del reverse charge que le piden a Clara.
Para aplicar esa regla hay que acreditar que el cliente actúa como empresario. La forma más habitual es su número de IVA válido en VIES. Y la factura de Clara, a su vez, debe identificarla a ella con un número que el cliente pueda comprobar. Sin ROI, el NIF de Clara no aparece en VIES.
Hay servicios con reglas especiales de localización, como los vinculados a inmuebles o algunos de hostelería y eventos, en los que el razonamiento cambia. Qué regla aplica a cada servicio está recogido en la guía sobre dónde tributa cada servicio, y la mecánica de la inversión del sujeto pasivo, en la inversión del sujeto pasivo.
El plazo de resolución
El artículo 25.1 del reglamento establece que, si la Agencia Tributaria no resuelve en tres meses la solicitud, podrá considerarse denegada. Es silencio negativo. Además, la Administración puede denegar el número en los supuestos que el mismo artículo 25 enumera por remisión, entre ellos que la comprobación de los datos comunicados revele que no son veraces.
En la práctica, Hacienda puede pedir documentación para comprobar la actividad antes de incluirte: contratos, facturas proforma, página web, local. Conviene tenerlo preparado desde el principio y no solicitar el alta en el ROI «por si acaso» si todavía no hay operaciones previsibles.
| Momento | Qué ocurre | Riesgo |
|---|---|---|
| Solicitud en el 036 | Hacienda estudia la inclusión | Posible requerimiento de documentación |
| Inclusión concedida | Tu NIF aparece en VIES con prefijo ES | Ninguno específico |
| Tres meses sin respuesta | Puede entenderse denegada | Hay que reiterar o recurrir |
| Denegación expresa | No tienes NIF-IVA | No puedes acreditarte ante clientes europeos |
La factura de Clara, paso a paso
- Servicio: rediseño de aplicación para una empresa de Rotterdam.
- Importe pactado: 9.000 €.
- Clara solicita el alta en el ROI mediante un 036 de modificación.
- Comprueba en VIES que el número de IVA del cliente es válido y guarda el justificante de la consulta.
- Una vez incluida en el ROI, emite la factura por 9.000 €, sin IVA español, con la mención de que se trata de una operación con inversión del sujeto pasivo, e identifica a ambas partes con sus números de IVA.
- Declara la operación en su modelo 303 del trimestre, en las casillas de operaciones no sujetas por reglas de localización.
- La incluye en el modelo 349 del periodo correspondiente.
Si su cliente fuera un particular neerlandés, la regla sería distinta: los servicios a consumidores finales se localizan, en general, donde está establecido el prestador, y la factura llevaría IVA español, salvo que se trate de servicios con reglas propias, como los prestados por vía electrónica, que pueden llevar a la ventanilla única.
Si Clara emitiera la factura sin IVA antes de estar incluida en el registro, Hacienda podría discutir que la operación reunía los requisitos para no repercutir el impuesto y exigirle el IVA español de esa factura, con recargo o sanción según el caso. Recuperarlo después del cliente no siempre es posible. Lo prudente es no facturar sin IVA a empresas europeas hasta tener la inclusión confirmada, o pactar con el cliente una fecha de facturación compatible con el plazo de resolución.
Si estás empezando y ya sabes que tendrás clientes en otros Estados miembros, puedes indicarlo en el formulario de alta de autónomo para que la solicitud del ROI vaya en el mismo 036 que el alta.
El modelo 349 que viene después
Estar en el ROI genera una obligación informativa adicional: el modelo 349, declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias. En él se relacionan, por cliente y periodo, las prestaciones de servicios a empresas de otros Estados miembros. Las administraciones tributarias de la Unión cruzan esa información con lo que declaran los clientes, de modo que una operación que Clara declare y su cliente no, o al revés, puede dar lugar a preguntas en cualquiera de los dos países.
La periodicidad del 349 depende del volumen de operaciones, y el modelo solo se presenta en los periodos en que hay operaciones que declarar. Para Clara, si la del cliente de Rotterdam es su única operación intracomunitaria del trimestre, presentará un 349 con una sola línea.
Lo que no te dice el ROI
La inclusión en el ROI resuelve la parte española. No resuelve si tu cliente, en su país, tiene alguna obligación adicional, ni si la operación tiene consecuencias fiscales allí más allá del IVA que él mismo autoliquida. Sobre el Derecho del país del cliente no opinamos: esas preguntas deben confirmarse con su asesor en ese Estado.
Tampoco conviene olvidar que la retención del IRPF no se aplica a clientes no residentes sin establecimiento en España, lo que afecta a tus pagos fraccionados. Si una parte importante de tus ingresos viene de fuera, es probable que tengas que presentar el modelo 130 cada trimestre.
La guía sobre el alta en el ROI y el VIES recoge con más detalle el trámite y los documentos. Si tu duda es cómo elegir el epígrafe para una actividad que se presta sobre todo a clientes extranjeros, revisa qué es el epígrafe del IAE.
En Salama Tax incluimos la solicitud del ROI cuando la actividad lo requiere y preparamos los modelos 303 y 349 de cada periodo, cruzando las facturas emitidas con las consultas de VIES para que ambos modelos coincidan.