La ventanilla única es la respuesta de la Unión Europea a un problema muy concreto: qué hace un autónomo español que vende a consumidores finales de otros Estados miembros y que, por las reglas de localización, debería ingresar el IVA en cada uno de esos países. En lugar de registrarse en veintiséis sitios, se registra en uno y presenta una sola declaración. El umbral que decide si estás dentro o fuera son 10.000 €, y esta guía explica cómo se cuentan.
A quién le afecta
La ventanilla única del régimen de la Unión cubre dos tipos de operaciones dirigidas a consumidores finales de otros Estados miembros:
- Las ventas a distancia intracomunitarias de bienes: la tienda online española que envía paquetes a particulares de Francia, Italia o Países Bajos.
- Los servicios prestados por vía electrónica, de telecomunicaciones y de radiodifusión y televisión: el curso grabado que se descarga solo, la suscripción a una aplicación, la plantilla digital, el alojamiento web vendido a particulares.
La calificación es más estrecha de lo que el nombre sugiere. Un servicio prestado por vía electrónica es el que se presta a través de una red y está esencialmente automatizado, con intervención humana mínima. Un curso en vídeo pregrabado que el cliente descarga lo es; una clase particular por videollamada, que exige que tú estés delante, normalmente no. Y una consultoría enviada por correo electrónico tampoco: se envía por internet, pero el trabajo lo has hecho tú. La distinción cambia la regla de localización aplicable, que repasamos en dónde tributa cada servicio que facturas.
El umbral de 10.000 €: qué suma y qué no
Mientras el total de esas operaciones dirigidas a consumidores de otros Estados miembros no supere los 10.000 € en el año natural, puedes seguir facturando con IVA español y presentando tu modelo 303 de siempre. Superado el umbral, esas operaciones tributan en el Estado del consumidor.
| Operación | ¿Suma al umbral? |
|---|---|
| Venta de un curso descargable a un particular de Bélgica | Sí |
| Envío de un producto físico a un particular de Portugal | Sí |
| Venta del mismo curso a un particular español | No |
| Venta del mismo curso a una empresa alemana con número de operador válido | No: es B2B, va por inversión del sujeto pasivo |
| Venta a un particular de Estados Unidos | No: fuera de la Unión, otras reglas |
| Consultoría por horas a un particular de Italia | No es servicio electrónico: no entra en el umbral |
Dos precisiones que se pasan por alto. La primera: el umbral es único y conjunto para todos los Estados miembros, no uno por país. La segunda: se mira tanto el año natural en curso como el anterior, de modo que quien lo superó el año pasado ya está dentro este año desde la primera operación.
Qué pasa el día que se supera
El cambio no espera al trimestre siguiente ni al año siguiente: se produce en la propia operación que rebasa el umbral. Esa venta ya tributa en destino, y todas las posteriores también.
| Momento | Acumulado | Tratamiento de la venta |
|---|---|---|
| Enero a septiembre | 9.100 € | IVA español, modelo 303 |
| Venta del 4 de octubre, de 1.200 € | 10.300 € | Esta ya tributa en destino: IVA del país del cliente |
| Resto del año | — | Todas en destino |
| Año siguiente | Desde cero | En destino desde la primera, por haberse superado el año anterior |
Tributar en destino significa aplicar el tipo de IVA del país del consumidor, y esos tipos no coinciden entre sí ni con el español. Si tu web muestra un precio final único para toda Europa, el día que cruzas el umbral tu margen cambia país por país sin que tú toques nada. Conviene decidir antes si el precio se mantiene y se absorbe la diferencia o si se muestra el precio con el IVA de cada destino. Es una decisión comercial con consecuencias fiscales, y no se improvisa en octubre.
Darse de alta: el modelo 035
El alta en el régimen de la Unión se solicita con el modelo 035, la declaración censal propia de la ventanilla única, distinta del 036 y con su propio trámite en la sede electrónica de la Agencia Tributaria. El registro surte efecto a partir de una fecha determinada según cuándo se presente, así que darse de alta el mismo día en que se supera el umbral no siempre basta: conviene anticiparlo cuando la previsión de ventas apunta a rebasarlo.
La declaración periódica se presenta después con el modelo 369, con periodicidad trimestral en el régimen de la Unión, desglosando las ventas por Estado miembro y por tipo aplicable. El plazo termina al final del mes siguiente al periodo, y conviene comprobarlo cada trimestre porque no funciona igual que los modelos españoles: no se traslada al día hábil siguiente cuando cae en festivo o fin de semana.
La trampa del IVA soportado
El modelo 369 no permite deducir ningún IVA soportado. Es una declaración de ingreso, sin columna de deducciones. Eso deja dos circuitos separados:
- El IVA soportado en España sigue deduciéndose donde siempre, en tu modelo 303 ordinario, que sigues presentando por el resto de tu actividad. Su funcionamiento está en el 303 del autónomo.
- El IVA soportado en otros Estados miembros —una feria en Milán, un proveedor local— no entra en el 369 ni en el 303. Se recupera por el procedimiento de devolución a no establecidos, que tiene su propio modelo y su propio plazo anual.
Se puede entrar voluntariamente antes del umbral
La ley permite optar por tributar en destino aunque no se hayan alcanzado los 10.000 €. Tiene sentido cuando tus clientes están mayoritariamente en países con tipos más bajos que el español, porque el precio final mejora. La contrapartida es de compromiso: la opción vincula durante un periodo mínimo de dos años naturales, de modo que no se puede entrar y salir según convenga cada trimestre.
Cuando vendes a través de una plataforma
Vender por tu web no es lo mismo que vender por un mercado electrónico. En determinados supuestos la normativa convierte a la interfaz digital que facilita la venta en sujeto pasivo de la operación frente al consumidor final, de modo que es la plataforma la que repercute e ingresa el IVA de destino, y el vendedor realiza una entrega distinta a la propia plataforma. El efecto práctico es que esas ventas pueden no computar como tuyas a efectos de la ventanilla única.
La consecuencia es que un mismo vendedor puede tener dos circuitos a la vez: lo que vende por su tienda propia, que va por su registro OSS, y lo que vende por un mercado, que puede ir por cuenta de la plataforma. Antes de declarar conviene leer con detalle los informes de liquidación que emite cada plataforma, porque de ahí sale qué se ha declarado ya y qué queda en tu tejado. Mezclar los dos circuitos en la misma casilla es el error más común de estas declaraciones.
Lo que hay que conservar, y durante cuánto
El régimen de ventanilla única tiene una obligación de registro reforzada: hay que llevar un libro de las operaciones acogidas con el detalle suficiente para que cualquiera de los Estados miembros de consumo pueda comprobar la declaración. Eso significa, por cada venta, la fecha, el Estado del consumidor, la base, el tipo aplicado, la cuota y la prueba del lugar donde está el cliente. Y el plazo de conservación es más largo que el ordinario de la normativa española, así que borrar los registros a los cuatro años no es una opción.
- Dos pruebas no contradictorias del lugar del consumidor: dirección de facturación, IP, país del medio de pago, prefijo telefónico.
- El informe de cada pasarela de pago, con el país de la tarjeta.
- El desglose por tipo de cada Estado, porque los tipos cambian y hay que poder reconstruir cuál estaba vigente el día de la venta.
Si se ha superado el umbral y no se hizo nada
Es la situación con la que llega la mitad de los casos: el vendedor descubre en marzo que el año pasado cruzó los 10.000 € en junio. La regularización tiene dos frentes, y conviene no confundirlos.
- El IVA español ingresado de más. Se repercutió IVA español en operaciones que tributaban en destino, y ese exceso hay que ordenarlo con la Administración española.
- El IVA de destino no ingresado. Hay que registrarse y declarar lo que corresponde a cada Estado, con el coste financiero que el retraso lleve consigo en cada uno.
El régimen de recargos español, que explicamos en cómo se calcula el recargo, mes a mes, cubre la primera pata. La segunda depende de la normativa de cada país de destino, y ahí somos claros: no tenemos red de asesores extranjeros. Si el caso exige un profesional en otro Estado, lo designa el cliente y nosotros nos coordinamos con él para que las dos regularizaciones cuadren.
Si vendes a consumidores de otros países de la Unión y no tienes claro en qué lado del umbral estás, mándanos el desglose de ventas por país por el formulario de autónomos internacionales: lo primero que hacemos es la cuenta del umbral. Puedes ver antes el planteamiento general en la página de la línea. No prometemos que una regularización salga indolora, pero sí que sabrás lo que hay antes de mover ficha.