Toda la obligación del comprador depende de un hecho: si el vendedor reside fiscalmente en España o no. Si reside, no hay retención ni modelo 211. Si no reside, hay que retener el 3 % e ingresarlo en un mes, y si no se hace, el inmueble queda afecto al pago. La diferencia entre las dos situaciones no la decide lo que diga el vendedor en la notaría: la decide un documento concreto, con un nombre concreto, emitido por una administración concreta. Esta guía va de cómo se pide ese documento, cómo se lee y qué hacer cuando no aparece.
El único papel que sirve
El Reglamento del Impuesto sobre la Renta de no Residentes lo dice con claridad: no procede la retención cuando el transmitente acredite su sujeción al IRPF mediante certificación expedida por la Administración tributaria. No hay alternativa equivalente. Lo que hay que pedir es el certificado de residencia fiscal emitido por la Agencia Tributaria española.
| Documento | ¿Acredita residencia fiscal? |
|---|---|
| Certificado de residencia fiscal de la Agencia Tributaria | Sí. Es el previsto en la norma |
| DNI o pasaporte español | No. La nacionalidad no determina la residencia fiscal |
| Certificado de empadronamiento | No. Es un registro municipal de población, con reglas propias y sin efectos tributarios |
| Tarjeta de residencia o certificado de registro de ciudadano de la Unión | No. Acredita situación administrativa de extranjería, no residencia fiscal |
| Declaración de renta española de un ejercicio anterior | No por sí sola. Indica que declaró, no que resida hoy |
| Recibos, facturas o contrato de suministros a su nombre | No. Son indicios, no acreditación |
| Manifestación del vendedor en la escritura | No. Protege al notario y al vendedor, no al comprador |
Es frecuente que la escritura recoja que el vendedor «manifiesta ser residente fiscal en España». Esa frase deja constancia de lo que él dijo, y puede servirle a él si después resulta falso, pero no sustituye al certificado ni traslada la obligación. Si debías retener y no retuviste, el obligado sigues siendo tú, y la afección del inmueble sigue siendo la misma.
Cómo se lee el certificado
No todos los certificados de residencia dicen lo mismo, y aquí se cometen errores caros. Cuatro cosas hay que mirar:
- Quién lo emite. Tiene que emitirlo la Agencia Tributaria española. Un certificado emitido por la administración de otro país acredita justo lo contrario de lo que necesitas: que el vendedor es residente allí, es decir, que sí hay que retener.
- Qué ejercicio cubre. El certificado se refiere a un período concreto. El que importa es el del año en que se produce la transmisión, y ahí aparece el problema clásico: en enero no existe aún un certificado del año en curso.
- Qué tipo de certificado es. Existe el certificado de residencia fiscal en España y el certificado de residencia a efectos de un convenio de doble imposición. Los dos acreditan residencia en España, pero conviene leer el encabezado y no dar por bueno un documento parecido; la diferencia entre ambos está explicada en la guía de los dos certificados.
- La vigencia. Los certificados de residencia fiscal tienen un período de validez limitado desde su expedición. Un certificado de hace tres años no sirve para una venta de hoy.
Quién lo pide y cuándo
Lo pide el vendedor, porque es suyo: la Agencia Tributaria no lo expide a terceros. Se solicita en la sede electrónica con certificado digital o Cl@ve, o presencialmente, y la expedición no es instantánea. De ahí la regla práctica más útil de esta guía: el certificado se pide al firmar las arras, no la semana de la escritura. Cuando se pide tarde, la firma llega sin el papel y el comprador se ve obligado a decidir en el peor momento.
Si el vendedor no lo tiene y dice que lo está tramitando, caben dos salidas razonables: retrasar la firma hasta tenerlo, o firmar reteniendo el 3 % y dejar pactado por escrito qué ocurre si el certificado aparece después. Las dos son legítimas; la que no lo es, en términos de riesgo, es firmar sin retener confiando en que llegará.
Si aparece el certificado después de haber retenido
No es una catástrofe. El importe ingresado con el 211 es un pago a cuenta a nombre del vendedor, y si resulta que era residente, ese ingreso tendrá que regularizarse por la vía que corresponda, normalmente a instancia del propio vendedor. Lo relevante es la asimetría del riesgo, que conviene tener muy presente en la notaría:
| Decisión | Si acierta | Si se equivoca |
|---|---|---|
| Retener en la duda | Cumples y entregas el ejemplar al vendedor | El vendedor tiene que reclamar un importe que está ingresado a su nombre y perfectamente identificado |
| No retener en la duda | No pasa nada | Respondes tú del ingreso no hecho, con recargo, y el inmueble queda afecto al pago del impuesto del vendedor |
Por eso la recomendación es siempre la misma: en la duda, se retiene. Equivocarse reteniendo cuesta gestiones; equivocarse sin retener cuesta dinero y deja una carga sobre la finca que acabas de comprar.
Casos en los que la comprobación se complica
| Caso | Qué mirar |
|---|---|
| El vendedor vive entre dos países | Puede haber conflicto de residencia que se resuelva por las reglas del convenio aplicable. Es un análisis que no se improvisa en la notaría: está en la guía del conflicto de doble residencia |
| El vendedor acaba de mudarse a España este año | La residencia se adquiere por ejercicios completos y no existe en general el año partido, así que puede ser residente de todo el año aunque llegara en junio. Y al revés. Es el supuesto que explica la guía de quién es no residente |
| El vendedor está acogido a un régimen fiscal especial de impatriados | Es un supuesto particular: hay residencia en España pero con un régimen de tributación propio. Conviene analizarlo caso por caso antes de decidir si procede retener |
| El vendedor ha fallecido y venden los herederos | Se mira la residencia de cada heredero transmitente, no la del causante |
| Vende una sociedad | Lo que se comprueba es dónde tiene la sociedad su residencia fiscal, y la documentación es societaria |
| Vende un menor o un incapacitado representado | La residencia relevante es la del titular, no la del representante |
El guion para el comprador, en cinco pasos
- En las arras: exigir por escrito la entrega del certificado de residencia fiscal antes de la firma, y pactar qué pasa si no se entrega. Cómo se redacta está en la guía de las arras.
- Al recibirlo: comprobar emisor, ejercicio, tipo de certificado y fecha de expedición.
- Si hay varios vendedores: un certificado por cada uno. La residencia se mira persona a persona, y es perfectamente posible que uno resida aquí y otro no.
- Si no lo entregan: retener, y dejar constancia escrita de que se pidió.
- Siempre: guardar copia del certificado o de la retención junto con la escritura. Es la prueba de por qué se hizo lo que se hizo.
Esta comprobación forma parte del encargo cuando nos ocupamos del modelo 211: la hacemos antes de la firma y te decimos si hay que retener y sobre qué importe exacto. Se empieza en el formulario de la línea del 211. Lo que no vamos a hacer es certificar nosotros la residencia de nadie: eso lo hace la Administración, y nuestro trabajo consiste en leer bien lo que emite y decirte qué riesgo asumes con cada decisión.
Si el vendedor se niega a aportarlo
Ocurre, y casi siempre por una de tres razones: no sabe cómo se pide, no tiene certificado digital ni representante en España, o sospecha que no se lo van a expedir. Las tres se manejan igual desde el lado del comprador: se pide por escrito, se deja constancia de la petición y, si no llega antes de la firma, se retiene.
Conviene además explicar al vendedor lo que la retención significa de verdad, porque buena parte de la resistencia nace de un malentendido. El 3 % no se pierde: se ingresa a su nombre, él recibe el justificante y lo descuenta en su propia declaración, donde en la mayoría de los casos le será devuelto total o parcialmente. Presentado así, la negociación se desatasca sola con más frecuencia de la que parece.
El certificado no arregla el pasado
Un certificado de residencia fiscal en España acredita la situación del ejercicio al que se refiere. No dice nada sobre los años anteriores, y una venta suele ser el momento en que la Administración revisa el historial completo del inmueble: los años de imputación de rentas, los alquileres declarados o no, la titularidad. Un vendedor que aporta su certificado del año en curso puede tener abiertos ejercicios anteriores como no residente, y eso es asunto suyo, no del comprador.
Para el comprador, la consecuencia práctica es tranquilizadora: su obligación se agota en comprobar la acreditación del ejercicio del devengo y actuar en consecuencia. Lo que pase con los ejercicios anteriores del vendedor no afecta a la retención de esta operación.